8 Dinge, die Sie bei der Auswahl eines Softwareanbieters beachten sollten

Egal ob Projektmanager, Produktmanager, CTO oder CEO – die Wahl des richtigen Softwaresystems (oder einer lizenzierten SaaS-Lösung) ist eine große Verpflichtung. Diese Entscheidung trifft man nicht leichtfertig. Tatsächlich kann sie zum Dreh- und Angelpunkt für Ihr gesamtes Unternehmen werden. Es geht nicht nur darum, ein unpassendes Softwarepaket zu vermeiden, sondern die richtige Lösung auf die richtige Weise einzuführen. Und obendrein gilt es, sich durch einen wahren Dschungel an konkurrierenden Software-Anbietern zu schlagen.

Um also die richtige Software zu wählen, müssen Sie wissen, wie Sie den richtigen Software-Anbieter auswählen. Wie Sie Partner finden, zu denen die Zusammenarbeit auch langfristig passt. Analysieren Sie zudem Ihre aktuellen Geschäftsprozesse – erfüllt die Software Ihre heutigen und künftigen Anforderungen? Deshalb etablieren viele Unternehmen zunächst einen Bewertungsprozess für Software-Anbieter – ein entscheidender Schritt, um den passenden Software-Anbieter zu finden.

Dieser Prozess ist auch hilfreich, wenn Sie einen Software-Anbieter wie Startup House auswählen. Hier ist ein Leitfaden, der Sie bei diesen wichtigen Entscheidungen unterstützt.

Fragen für den Auswahlprozess von Software-Anbietern  

Vor der eigentlichen Bewertung steht jedoch die Anbieterauswahl. Um den richtigen Software-Anbieter zu finden, sollten Sie potenzielle Partner sichten und eine Shortlist erstellen, um die Aspekte zu klären und zu definieren, die für Ihre aktuellen Systeme am wichtigsten sind. So treffen Sie eine fundiertere Entscheidung für Ihr Team und erhöhen die Chance, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Berücksichtigen Sie dabei Folgendes:

• Wie integriert sich das neue System in Ihre bestehenden Systeme?
• Wie aufwändig ist das Setup/Onboarding?
• Welche Schulungen sind nötig und werden angeboten?
• Welchen Support gibt es?
• Wie werden Updates und Upgrades gehandhabt? 

Wenn Sie diese Punkte geklärt haben, geht es an den Bewertungsprozess.

Warum die Software-Bewertung so wichtig ist

Jetzt kommt der wirklich entscheidende Teil. Hier legen Sie die Kriterien fest, die Sie auf Ihre Shortlist potenzieller Software-Anbieter anwenden. Wenn Sie die folgenden Überlegungen in Ihren Prozess integrieren, kommen Sie der SaaS-Lösung näher, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

1 Definieren Sie Ihren geschäftlichen Bedarf

Seien Sie klar, wonach Sie suchen. Vermeiden Sie den später oft unbemerkt hinzukommenden Schnickschnack. Vor allem: Beziehen Sie Ihr Team ein. Da es die neue SaaS-Lösung nutzen wird, definieren Sie gemeinsam Must-haves und Nice-to-haves, die den Arbeitsalltag erleichtern und effizienter machen. Wenn Sie z. B. ein bestimmtes Upgrade benötigen, fragen Sie, was am aktuellen Funktionsumfang gefällt oder stört – und warum.

2 Zusätzliche Gebühren

Vorsicht beim erwähnten Schnickschnack: Häufig verbirgt er sich hinter versteckten oder zusätzlichen Kosten. Typischerweise treten Posten wie Produktschulungen, Setup/Onboarding, Daten-/Informationsmanagement und jährliche Wartung als Zusatzgebühren auf. Klären Sie das unbedingt, bevor Sie den Vertrag unterschreiben!

3 Kundenfeedback

Gehen Sie einen Schritt weiter und sprechen Sie mit aktuellen oder früheren Nutzern des Software-Anbieters, den Sie in Betracht ziehen. Bitten Sie um Referenzen aus Ihrer Branche. Fragen Sie nach Stärken und Schwächen, nach der Dauer der Zusammenarbeit und verschaffen Sie sich ein Bild vom Service: Wie schnell und wie gründlich ist der Support? Ziehen Sie auch Branchenmedien für Reviews und Case Studies heran; hervorragende Beispiele finden Sie selbstverständlich auch bei Startup House. 

4 Anbieter-Referenzen und -Bonität prüfen

Das geht Hand in Hand mit dem Feedback. Recherchieren Sie die Unternehmenshistorie und die aktuelle Verfassung des Software-Anbieters. Wächst er? Baut er ab? Wie lange ist er am Markt? Wie groß ist das Service-Team im Verhältnis zu Ihren Support-Anforderungen? 

Indem Sie diese Fähigkeiten und Kompetenzen prüfen, minimieren Sie unangenehme Überraschungen, wenn unerwartete Krisen auftreten.

5 Testphasen – und ihre Tücken

Bei einer Bindung in der Größenordnung eines SaaS-Vertrags sollte ein Trial selbstverständlich sein. Bei so viel auf dem Spiel brauchen Sie greifbare Sicherheit durch einen gründlichen Praxistest mit Ihrem Team. Nutzen Sie diese Phase, um Feedback einzuholen und eine Liste passender Fragen und Anforderungen für den Software-Anbieter zu erstellen – damit das Produkt optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wird.

6 KPIs – Erfolg messbar machen

Sie führen ein neues Softwaresystem ein – mit entsprechend hohen Erwartungen. Aber worauf genau? Entscheidend sind am Ende die Zahlen. Legen Sie KPIs (Key Performance Indicators) fest: Ist mehr Traffic das Ziel? Die Gewinnung neuer Kundinnen und Kunden? Click-through-Rate oder abgeschlossene Verkäufe? Was auch immer Sie wählen: Die Kriterien müssen logisch aus Ihren definierten Geschäftsanforderungen folgen. Ohne sie droht die Investition oberflächlich zu bleiben. 

Vor allem sind klare KPIs für Ihren Software-Anbieter entscheidend, falls Anpassungen nötig werden, um Ihre ursprünglichen Erwartungen zu erfüllen.  

7 Datenklausel klar regeln

Alle Beziehungen enden irgendwann – auch die zum Software-Anbieter. Klären Sie daher frühzeitig die Datenpolicy des Anbieters für den Fall der Trennung. Vereinbaren Sie im Voraus, was mit Ihren Daten passiert und welche Pflichten bei der Rückgabe bestehen. 

Leider kommt es vor, dass Kundinnen und Kunden dafür plötzlich zu saftigen Extra-Zahlungen gedrängt werden. In jedem Fall ist mit einer Gebühr für die Übergabe zu rechnen – legen Sie deshalb vor Vertragsabschluss verbindlich fest, in welcher Höhe. 

8 Verstehen Sie Ihren Vertrag

Es versteht sich von selbst – und doch sei es gesagt: Verstehen Sie Ihren Vertrag. Wer die Vereinbarung nicht vollständig durchdringt, hat weniger Spielraum für Verhandlungen. Ein Vertrag umfasst in der Regel Bestimmungen zu:

Eigentum – bestätigt das Eigentum des Software-Anbieters an der Software; klären Sie jedoch unbedingt die Eigentumsrechte an geistigem Eigentum/Daten 

Laufzeit/Kündigung – definiert die Dauer der Vereinbarung und die Verfahren beim Vertragsende

Gebühren (siehe „Schnickschnack“) – stehen meist im Bestellformular, sind oft nicht stornierbar/erstattbar; üblicherweise inklusive Verzugsgebühren und Sanktionsregelungen

Indemnification – legt die Haftungsregelungen im Fall einer Datenpanne fest

Nutzung & Beschränkungen – regelt vor allem Nutzungsrechte, Bedingungen und deren Grenzen 

Weitere Anmerkungen zu Vertragsfragen sprengen hier den Rahmen; dazu folgt ein eigener Beitrag. Was auch immer Sie tun: Drehen Sie jeden Stein um, bevor Sie unterschreiben – es gibt genug Fälle, in denen Unternehmen wegen unzureichender Sorgfalt gelitten haben.

Viele andere haben die nötige Zeit und Mühe investiert, um die optimale Lösung für ihr Business zu finden – und sie werden Ihnen bestätigen, wie lohnend das ist.  

Startup House kann Ihnen dabei helfen, dazuzugehören. Als mehrfach ausgezeichnete Expertinnen und Experten für Product Design/Development/Management, MVP, Web Development und Cloud-Technologie (und mehr) unterstützen wir Sie dabei, die richtige Lösung zu definieren, zu schärfen und umzusetzen – damit Ihr Unternehmen vorankommt.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne unter hello@start-up.house

FAQs zum Auswahlprozess von Software-Anbietern

Was ist der Auswahlprozess für Software-Anbieter?

 Der Auswahlprozess für Software-Anbieter umfasst die Bewertung und Auswahl eines Software-Partners für Ihre geschäftlichen Anforderungen. Er beinhaltet die Identifizierung potenzieller Anbieter, die Beurteilung ihrer Fähigkeiten, den Vergleich ihrer Angebote und schließlich die Wahl des Anbieters, der am besten zu Ihren Projektanforderungen und Unternehmenszielen passt.

Was sind die wichtigsten Schritte im Auswahlprozess für Software-Anbieter? 

Wesentliche Schritte im Auswahlprozess sind: Ihre Software-Anforderungen definieren, potenzielle Anbieter recherchieren, deren Lösungen mit Ihren Anforderungen abgleichen, Anbieter-Interviews oder Demos durchführen, Referenzen und Reviews prüfen sowie Konditionen verhandeln, bevor Sie die finale Auswahl treffen.

Wie wichtig ist Kompatibilität im Auswahlprozess für Software-Anbieter? 

Kompatibilität ist entscheidend. Die gewählte Software sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Workflows integrieren, um Störungen zu minimieren und Effizienz zu maximieren. Berücksichtigen Sie sowohl die technische Kompatibilität als auch die Fähigkeit des Anbieters, zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Werten zu passen.

Welche Kriterien sollten im Auswahlprozess für Software-Anbieter berücksichtigt werden? 

Berücksichtigen Sie u. a. Erfahrung und Reputation des Anbieters, technische Fähigkeiten, Qualität von Support und Service, Kosten-Nutzen-Verhältnis, Skalierbarkeit der Lösung sowie Feedback bestehender Kundinnen und Kunden.

Welche Rolle spielt Due Diligence im Auswahlprozess für Software-Anbieter? 

Due Diligence bedeutet, den Anbieter gründlich zu prüfen: Hintergrund, finanzielle Stabilität, Produktperformance, Service-Historie und Compliance mit Branchenstandards. Dieser Schritt ist essenziell, um mit einem verlässlichen und leistungsfähigen Anbieter zusammenzuarbeiten.

Welche typischen Herausforderungen treten im Auswahlprozess für Software-Anbieter auf? 

Häufige Herausforderungen sind: den tatsächlichen Bedarf präzise zu bestimmen, Kosten und Qualität auszubalancieren, technische Aspekte zu verstehen sowie langfristige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit des Anbieters realistisch zu bewerten.

Wie wirkt sich der Auswahlprozess für Software-Anbieter auf die Geschäftsabläufe aus? 

Die Wahl des richtigen Anbieters kann Effizienz, Wettbewerbsvorteile und Wachstum fördern. Eine falsche Wahl hingegen führt oft zu operativen Rückschritten, finanziellen Verlusten und negativen Effekten auf die Kundenzufriedenheit.

Welche Rolle spielt das Budget im Auswahlprozess für Software-Anbieter? 

Das Budget setzt den Rahmen für infrage kommende Anbieter und Lösungen. Es sollte klar definiert sein, zu Ihren Zielen passen und Spielraum für zukünftige Skalierung sowie Zusatzkosten wie Wartung und Support lassen.

Denken Sie daran: Der Auswahlprozess für Software-Anbieter ist eine geschäftskritische Entscheidung, die sorgfältige Abwägung und strategische Planung erfordert – damit der gewählte Anbieter Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und zum langfristigen Erfolg Ihrer Organisation beiträgt.